第一章 总 则
第一条 为进一步加强学生档案工作，实现学生档案管理的制度化、规范化、科学化，充分发挥档案在学生管理和就业工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》及相关法律、法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学生档案是以学生个人为单位，由学校集中管理形成，记载学生个人经历和在校期间德智体美劳等各方面情况的具有重要保存价值的文字材料总和，是学校培养、教育学生过程中形成的第一手材料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第三条 学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、使用、转递等相关管理工作。学生档案管理实行学校归口管理、院（部）和相关职能部门密切配合的工作机制。档案材料形成部门和管理部门，必须认真贯彻国家有关法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。
第四条 本办法适用于在学校接受普通高等学历教育的全日制在籍在校本、专科学生。
第二章 档案管理机构与职责
第五条 综合档案馆为学校学生档案管理部门，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，检查和指导全校全日制学生档案的管理工作，集中管理离校学生档案。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。
第六条 综合档案馆学生档案管理部的职责：
（一）建立联系制度，督促指导各院（部）和相关单位做好学生档案材料的收集、整理和移交工作；
（二）做好离校学生档案的接收、鉴别、归档、查阅、转递等工作；
（三）保持学生档案室库房整洁，做好防火、防潮、防高温、防低温、防盗、防光、防鼠、防蛀等日常防护工作；
（四）建立离校学生档案登记和统计制度，每学年统计核对一次，及时解决各种遗留档案问题；
（五）办理其他学生档案相关事宜。
第七条 各院（部）及相关单位的职责：
学生在校期间，各院（部）按照学校规定，负责对所属学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交和相关日常管理工作；应明确1名院领导分管学生档案工作，作为学生档案工作的第一责任人。学生在校期间，学生档案由各院（部）负责学生管理的工作人员进行管理；学生毕业离校后，留校学生档案集中移交综合档案馆管理。
教务处、学生处、招生就业处、医院、组织部和团委等相关职能部门各司其职做好学生档案材料的收集、整理、归档工作，确保学生档案的真实、完整、安全、规范。
第三章 归档材料范围及要求
第八条 学生档案归档材料范围：
（一）入学材料：高中学籍表、高中毕业生登记表，高考报名登记表，高考体检表，高考志愿表，入团（入党）材料等。
（二）在校学习阶段的档案材料：
1.学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩表等材料；
2.学籍材料：各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、转专业、保留入学资格、复学、参军、出国及死亡等变更材料；
3.学位材料：学士学位申请表、双学士学位申请表等材料；
4.奖励材料：在校期间获得校级以上表彰奖励的材料，包括：三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料；
5.处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分及撤销材料；
6.组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子培养考察登记表、发展党员全程记实表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请表及党团组织发展工作上形成的其他材料；
7.体检材料：新生入学体检表、毕业生体检表；
8.鉴定材料：新生入学登记表、大学生综合评价登记表等；
9.毕业材料：普通高等学校毕业生登记表；
10.就业材料：毕业生就业相关材料；
11.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第九条 档案材料的归档要求
（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料，必须真实、齐全、完整。
（二）归档的材料，凡按规定由本人填写的，本人必须如实准确填写；凡按规定由相关单位审查盖章的，须有相关单位公章，归档材料应有明确的形成日期。
（三）档案材料需用国际标准A4型（长度297毫米，宽度210毫米）公文用纸，填写时仅限使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。
（四）归档材料应为原件，须用铅笔在材料右上角标明学生姓名、学号、所在学院等信息，并按照学号先后顺序进行排放。如有复学、转专业等情况，须特别注明。
（五）凡需学校留存的档案材料，如成绩表，毕业生登记表，休、复、转、退、表彰、处分等材料，除1份归档存入个人档案之外，还需按综合档案管理规定进行归档。
（六）学生档案管理部拒收不符合归档要求的学生档案，并对移交单位提出整改要求，待其按要求改正后再予以移交归档。
第四章 档案的建立与收集
第十条 新生档案由各院（部）在新生入学时进行收集，在新生资格审查工作结束后一个月内进行整理、建档。对于档案材料不齐全的，应通过学校招生部门，向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上进行注明。
第十一条 学生在校期间，取得校级以上奖惩的原始材料和休学、复学、转学、转专业等学籍变动材料，应在文件形成后1个月内由相关单位尽快移交归档；形成的其他学生档案材料，根据相应的工作进度，即有即归，以保证档案材料的完整。
第十二条 党（团）材料等组织档案因其特殊性，毕业时按党（团）组织部门要求办理。
第十三条 对于学生毕业后档案材料出现意外情况的，院（部）应根据学生在校期间的记录，认真补办。
第五章 档案的利用
第十四条 查阅档案应遵守以下规定：
（一）校内单位查阅学生档案应履行查档审批流程；校外单位需要查阅学生档案材料的，须持单位介绍信和有关身份证明，经审核、报主管领导同意后方可查阅；
（二）查阅档案的单位不得擅自拍摄复制档案材料内容，确因工作需要复制档案的，须履行审批手续；
（三）查阅学生档案必须严格遵守保密制度，不得向无关人员透露学生档案中的信息，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换学生档案材料；
（四）学生本人不能查阅自己的档案材料。
第十五条 学生档案原则上不外借。特殊情况需要外借的，应办理相关借出手续。
第六章 档案的转递与存放
第十六条 学生毕业（含结业、肄业）时，院（部）将学生档案、留校档案及档案清单、转递信息交学校综合档案馆，并办理交接手续；综合档案馆学生档案管理部按照规定时间，及时将学生档案整理审核完毕后按规定转递。
第十七条 根据国家大中专毕业生就业工作的有关政策规定，毕业生在规定的自主择业期内可以申请将档案存放在学校，由院（部）在完成当年毕业生就业（升学）档案集中转递后，形成《毕业生遗留档案移交清单》（一式两份），统一移交学校综合档案馆。择业期内就业的，由院（部）配合学校综合档案馆学生档案管理部将档案转递其就业单位人事部门；对超过择业期仍未落实就业单位的，经学校就业部门、院（部）审核后，由学校综合档案馆学生档案管理部将该生档案转递其生源地市（县）人事部门人才交流中心。
第十八条 休学学生的档案作为非在校学生档案妥善保存。休学后复学及留级的学生，应凭学生复学及留级通知单，及时将其档案整理，移交给新的所在班级管理人员，填写《学生档案转移交接单》，履行档案交接手续。
第十九条 转专业学生的档案，应根据学校转专业通知单或转专业文件，由转出专业院（部）及时整理学生档案，移交给转入专业院（部），填写《学生档案转移交接单》，办理相应的交接手续。
第二十条 转学就读我校学生的档案，学校对其档案进行审查后，根据转学相关材料，由学校相关职能部门将其档案移交给转入院（部），填写《学生档案转移交接单》，办理相应的交接手续。转入外校就读的学生，由学校相关职能部门负责办理转学相关材料，综合档案馆在接到转学材料后按规定寄发或送交。
第二十一条 退学学生、被开除学籍的学生，按学校规定期限办理退学离校手续，其档案由院（部）整理移交综合档案馆，退回其家庭户籍所在地人事部门人才交流中心。出国不归、失踪、意外死亡等原因造成无法转递的学生档案，根据具体情况可转回家庭户籍所在地，也可继续保留学校，由院（部）整理移交学校综合档案馆，存入遗留档案专柜。
第二十二条 转出的学生档案须完整齐全，不得扣留和分批寄出。学生档案转递必须使用统一印制的专用档案袋，经密封后通过EMS标准快递或机要途径进行转递，必要时可派专人送取，原则上不准自带。因特殊原因确需毕业生个人自行提取档案的，需档案接收单位负责部门同意后，经学校综合档案馆学生档案管理部档案自提程序进行办理；因学生擅自拆封、超期投递等原因造成无法投档等不良后果的，由学生本人承担。
第七章 考核奖励与处罚
第二十三条 建立学生档案检查、考核和评估制度，对表现突出的院（部）、相关单位和个人给予表彰奖励。
第二十四条 有下列行为之一的，学校应对直接负责人和其他责任人依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布学生档案的；
（三）涂改、伪造学生档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换学生档案的；
（五）不按规定及时归档或拒绝归档的；
（六）其他违反档案管理法律法规的行为。
第八章 附则
第二十四条 本办法由学校综合档案馆负责解释。
第二十五条 本办法自公布之日起实施，校政办〔2019〕9号文件自本文件实施起作废。
